listary pro如何高效率整理电脑上的文件 ？

计算机时代，文件管理是任何人都绕不过去的槛。如何有效地管理文件，以此提升工作效率，是每个人都应该重视的问题。本文旨在分享笔者在个人文件管理上的思路。

文件管理，本质上是文件的整理排序、备份保存和同步分享。因此，在我的个人文件管理体系构建思路中，三个重要关键词就是：秩序、容灾（安全）和同步。

为什么要构建文件管理体系

文件，实际上就是计算机系统中，用户的程序和数据。它是每个用户的数字资产。对于个人专有的数据，是每个人的无价之宝。一套成熟的个人文件管理体系，能帮助用户容易查找、方便分享、妥善保存。只有在这样的体系下，才能言及提高效率，并且在关键时刻保护数据避免损失。

有人说，人的一生要浪费三分之一的时间在寻寻觅觅上。如果文件管理混乱，检索文件会耗费大量时间。人生有无数可能，去写作、去旅行、去拍照，不要浪费时间在找文件上。

举个情境例子。度假时，接到上级通知，需要对文章进行修改，并交 BOSS 审阅后发布。这是工作中十分常见的情境。现在假设用户 A，有自己的一套文件管理体系，文件有序、保管妥善、同步高效。用户 B，没有建立文件管理体系，文件存放混乱、保管也很随意，也没有做好文件同步。我们来模拟一下两人实现如上情境的工作流程。

用户 A，回到酒店，打开电脑，登录网页版云端，下载文章，修改好，上传文章。致电 BOSS 秘书：请打开我的电脑，在 X 盘、Y 目录、Z 子目录下，找到修改好的名为 XYZ 文章，打印交 BOSS 审阅。审阅完毕后，将 BOSS 批注的文档放回 Z 子目录。用户 A 同步后，检查后发布。

用户 B，回到酒店，致电 BOSS 秘书，请你打开电脑，在这里找文章……没有找到？可能在那里里……如此交流十五分钟、遍历数个文件夹目录后终于找到文章，请秘书电邮，修改后电邮回复，请秘书打印，交 BOSS 审阅，回传文章，检查发布。

在这两个截然不同的流程中，可以很轻松地发现：用户 A，前后秘书只执行了打印、交审阅的工作步骤，整个工作流程井然有序，并且不容易出错；而用户 B，秘书执行了被遥控查找文件、邮件来回、打印、交 BOSS 审阅共5个步骤，而且遥控查找文件环节和电邮来回环节，极易因意外出错。

所以，一个成熟的文件管理体系，不论是之于自己提高效率、还是之于同事朋友节省时间，都有十分可观的收益。如果你还没有构建起自己的文件管理体系，不如参考这篇文章，结合个人实际，从现在起，就开始培养好习惯，做好文件管理，提高工作效率。

第一个关键词 ：秩序

秩序，顾名思义，就是文件的分类、命名和归档。如果将整个文件管理体系形容为一个圆，那么秩序一定占据了半个圆，容灾和同步占据另外半个圆。

在正式构建文件管理体系的秩序之前，需要了解两个文件管理的思路。

第一种思路是：InBox → 归档。这个思路是借鉴的 Gmail 的邮件归档。意思是，所有的未处理文件，都统一存放在 Inbox 里，文件处理完毕后，按照文件类型、文件重要性等规则，各归各家，移动到相应的归档目录中。

第二种思路是：生产 → 归档。这个思路的意思是，在各个分类目录中直接创建文件。在文件产生之时，就是分类归档状态。

两种思路都是有效的文件管理方式。可根据自己的习惯选择也可以结合在一起使用。

文件分类

文件分类的重要原则：区分大类，放弃小类。通俗的解释就是：不要丢了西瓜捡芝麻。

人的精力是有限的，刻意追求文件的细致分类，不仅提高了归档流程的复杂程度，也提高了查找文件流程的复杂程度，对于重要文件的容灾备份，在细致分类下也很难完成，这与本文提高效率节省时间精力的主旨明显背道而驰。

在 Windows 系统中，给出的默认文件分类，其实就很适合大多数人：Document / Picture / Video / Music / Desktop　/ Download / application。我在这个基础上，做了一些修改。

如上图。区分大类很容易理解。放弃小类是什么意思呢？比如一般人划分到音乐这一类之后，就不需要再分类了。如果是音乐爱好者，则可以在音乐下再分出男歌手、女歌手，摇滚、乡村等等子类别。电影同理。

这是个人的文件分类。每个人的工作内容不同，同样需要对工作文件进行分而类。比如：调研报告、客户需求、结案报告、会议纪要、差旅报销单据、表本簿册等等分类。根据实际需要进行分类。

目录结构

实际上，目录结构大体上等同于文件分类。但和具体的文件分类有一些区别。如果说文件分类像是挑挑拣拣，目录结构就是分门别类。

构建良好、和谐、有序的目录结构

两条重要的基础原则：

通用性：目录结构要符合大众的认知，自己能看懂，别人也要能看懂。

可扩展性：即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展，以适应新的需求。